Assistant en télécommunications (Archivage et gestion des dossiers)

Assistant en télécommunications (Archivage et gestion des dossiers)

Mission et objectifs

La MONUSCO/MONUC a été établie en 1999 sous l'égide du Département des Opérations de maintien de la paix de l'ONU (DPKO). La résolution du CS 2277 (2016) demande à la MONUSCO d'appuyer les efforts du Gouvernement de la RDC en matière de protection des civils, au moyen d'une approche globale impliquant toutes les composantes de la MONUSCO, notamment par la réduction de la menace posée par des groupes armés congolais et étrangers et de la violence à l'encontre des civils, y compris la violence sexuelle et sexospécifique et la violence contre les enfants, à un niveau pouvant être géré efficacement par les institutions judiciaires et de sécurité congolaises ; et d'appuyer la stabilisation par l'établissement d'institutions étatiques fonctionnelles, professionnelles et responsables, y compris des institutions de sécurité et judiciaires. Le projet vise à mieux comprendre les violations les plus graves du droit international des droits de l'homme et du droit international humanitaire en RDC et soutient la direction de la Mission par une politique et une prise de décision éclairées sur de futures vérifications des forces de sécurité par le biais d'une évaluation et d'une atténuation des risques, d'une planification conjointe des opérations de la MONUSCO, ainsi que d'efforts de plaidoyer.

Contexte

La MONUSCO/MONUC a été établie en 1999 sous l'égide du Département des Opérations de maintien de la paix de l'ONU (DPKO).

Dans le cadre de l'autorité déléguée et sous la supervision directe du Chef de l'Unité de gestion de l'information ou de l'autorité désignée, le Volontaire des Nations Unies accomplira les tâches suivantes :

Soutien à la gestion de l'information

• • Aider à collecter, compiler et organiser les données opérationnelles provenant de diverses sources.
• • Maintenir des répertoires d'information, des dossiers partagés et des bases de données.
• • Soutenir les contrôles de qualité des données et la vérification des informations avant diffusion.
• • Aider à la mise à jour des produits d'information, des tableaux de bord et des outils de reporting.
• • Maintenir les systèmes de classement et les dossiers conformément aux procédures établies.

Analyse des données et rapports

• • Soutenir la préparation de rapports statistiques routiniers et de synthèses d'information.
• • Aider à la création de graphiques, tableaux et visualisations de données basiques.
• • Consolider les informations reçues des bureaux de terrain et des parties prenantes.
• • Contribuer aux exigences de reporting périodique en collectant et en organisant les données pertinentes.

Gestion des connaissances

• • Soutenir les activités de gestion documentaire et d'archivage.
• • Aider à tenir à jour les inventaires des produits d'information et des enregistrements.
• • Aider à organiser les ressources d'information pour faciliter leur recherche et leur partage.
• • Soutenir la mise en œuvre des pratiques et des normes de partage de l'information.

Assistance aux utilisateurs et à la formation

• • Fournir un support utilisateur de base relatif aux outils et aux applications de gestion de l'information.
• • Aider à la préparation des guides utilisateur, des aides‑mémoire et des supports de formation.
• • Soutenir l'organisation logistique et la documentation des sessions de formation et des ateliers.

Autres tâches

• • Aider aux tâches administratives courantes liées aux activités de gestion de l'information.
• • Appuyer la préparation de présentations et de documents d'information.
• • Exécuter d'autres tâches connexes assignées par le superviseur.

Résultats/Produits attendus

• • Les dépôts d'information et les dossiers sont tenus avec précision et mis à jour régulièrement.
• • Les données collectées sont organisées et disponibles pour les besoins des rapports.
• • Les produits d'information et les tableaux de bord sont mis à jour en temps utile.
• • Les rapports de routine sont produits avec précision et dans les délais.
• • Les utilisateurs reçoivent un soutien rapide concernant les outils et ressources de gestion de l'information.

Études secondaires • Une scolarité secondaire est requise.

• • Un diplôme universitaire en gestion de l'information, systèmes d'information, informatique, statistiques, science des données, bibliothéconomie ou dans un domaine connexe est souhaitable.
• • Intérêt démontré ou expérience en gestion de l'information et des archives, archivage sur papier, collecte de données, production de rapports, gestion de bases de données ou soutien administratif.
• • Expérience avec le système de gestion des archives de l'ONU TRIM ou Content Manager.
• • Une expérience de l'utilisation des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Word et PowerPoint, est souhaitable.
• • Une expérience de Power BI, SharePoint ou d'outils de gestion de l'information similaires constitue un atout.

•Intégrité et professionnalisme : expertise démontrée dans le domaine de spécialité et capacité à faire preuve de discernement ; haut degré d'autonomie, d'initiative personnelle et capacité à s'approprier les tâches ; volonté d'accepter de larges responsabilités et capacité à travailler de manière indépendante selon des procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant discrétion, impartialité et neutralité ; capacité à gérer l'information de manière objective, précise et confidentielle ; réactif et orienté client ;

•Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner conformément aux règles et règlements organisationnels ;

•Engagement envers l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir informé des nouveaux développements dans le domaine d'expertise ; capacité à s'adapter aux changements de l'environnement de travail ;

•Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de problèmes efficaces et capacité à gérer un volume de travail important de manière efficiente et en temps voulu ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre (son) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des échéances contradictoires, et à gérer plusieurs projets/activités simultanés ;

•Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à fonctionner efficacement au-delà des limites organisationnelles ; capacité à établir et maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses ;

•relations dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité et du genre ;

• • Communication : compétences interpersonnelles avérées ; bonnes compétences de communication orale et écrite, y compris capacité à préparer des rapports clairs et concis ; capacité à effectuer des présentations, exposer les options et les positions de façon concise ; capacité à formuler et défendre des recommandations ; aptitude à communiquer et faire preuve d’empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les bénévoles, les homologues et les interlocuteurs locaux issus d’horizons très divers ; capacité à garder son calme et demeurer serviable envers le personnel, tout en restant objectif, sans manifester d’intérêt personnel ; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles différents ;
• • Flexibilité, adaptabilité, et capacité et volonté d’opérer de manière autonome dans des environnements austères, isolés et potentiellement dangereux pendant de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et comprenant d’éventuels déplacements fréquents au sein de la zone d’opérations ; volonté d’être muté vers d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations si nécessaire ; et
• • Engagement sincère envers les principes de l’engagement volontaire, qui comprennent la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et engagement envers les valeurs fondamentales de l’ONU.

Le/la candidat(e) doit être ressortissant(e) d’un pays autre que le pays d’affectation.

Âge requis : 18 à 80 ans.

Expérience requise : 5 ans.

Langues

Anglais : courant — requis

Français : connaissance pratique — souhaité

Lieu d’affectation

Bunia

Note Bakisa : les passages en anglais de cette annonce ont été traduits automatiquement en français.

Dans le cadre de l'autorité déléguée et sous la supervision directe du Chef de l'Unité de gestion de l'information ou de l'autorité désignée, le Volontaire des Nations Unies accomplira les tâches suivantes :

Soutien à la gestion de l'information

• • Aider à collecter, compiler et organiser les données opérationnelles provenant de diverses sources.
• • Maintenir des répertoires d'information, des dossiers partagés et des bases de données.
• • Soutenir les contrôles de qualité des données et la vérification des informations avant diffusion.
• • Aider à la mise à jour des produits d'information, des tableaux de bord et des outils de reporting.
• • Maintenir les systèmes de classement et les dossiers conformément aux procédures établies.

Analyse des données et rapports

• • Soutenir la préparation de rapports statistiques routiniers et de synthèses d'information.
• • Aider à la création de graphiques, tableaux et visualisations de données basiques.
• • Consolider les informations reçues des bureaux de terrain et des parties prenantes.
• • Contribuer aux exigences de reporting périodique en collectant et en organisant les données pertinentes.

Gestion des connaissances

• • Soutenir les activités de gestion documentaire et d'archivage.
• • Aider à tenir à jour les inventaires des produits d'information et des enregistrements.
• • Aider à organiser les ressources d'information pour faciliter leur recherche et leur partage.
• • Soutenir la mise en œuvre des pratiques et des normes de partage de l'information.

Assistance aux utilisateurs et à la formation

• • Fournir un support utilisateur de base relatif aux outils et aux applications de gestion de l'information.
• • Aider à la préparation des guides utilisateur, des aides‑mémoire et des supports de formation.
• • Soutenir l'organisation logistique et la documentation des sessions de formation et des ateliers.

Autres tâches

• • Aider aux tâches administratives courantes liées aux activités de gestion de l'information.
• • Appuyer la préparation de présentations et de documents d'information.
• • Exécuter d'autres tâches connexes assignées par le superviseur.

Résultats/Produits attendus

• • Les dépôts d'information et les dossiers sont tenus avec précision et mis à jour régulièrement.
• • Les données collectées sont organisées et disponibles pour les besoins des rapports.
• • Les produits d'information et les tableaux de bord sont mis à jour en temps utile.
• • Les rapports de routine sont produits avec précision et dans les délais.
• • Les utilisateurs reçoivent un soutien rapide concernant les outils et ressources de gestion de l'information.

Études secondaires • Une scolarité secondaire est requise.

• • Un diplôme universitaire en gestion de l'information, systèmes d'information, informatique, statistiques, science des données, bibliothéconomie ou dans un domaine connexe est souhaitable.
• • Intérêt démontré ou expérience en gestion de l'information et des archives, archivage sur papier, collecte de données, production de rapports, gestion de bases de données ou soutien administratif.
• • Expérience avec le système de gestion des archives de l'ONU TRIM ou Content Manager.
• • Une expérience de l'utilisation des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Word et PowerPoint, est souhaitable.
• • Une expérience de Power BI, SharePoint ou d'outils de gestion de l'information similaires constitue un atout.

•Intégrité et professionnalisme : expertise démontrée dans le domaine de spécialité et capacité à faire preuve de discernement ; haut degré d'autonomie, d'initiative personnelle et capacité à s'approprier les tâches ; volonté d'accepter de larges responsabilités et capacité à travailler de manière indépendante selon des procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant discrétion, impartialité et neutralité ; capacité à gérer l'information de manière objective, précise et confidentielle ; réactif et orienté client ;

•Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner conformément aux règles et règlements organisationnels ;

•Engagement envers l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir informé des nouveaux développements dans le domaine d'expertise ; capacité à s'adapter aux changements de l'environnement de travail ;

•Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de problèmes efficaces et capacité à gérer un volume de travail important de manière efficiente et en temps voulu ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre (son) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des échéances contradictoires, et à gérer plusieurs projets/activités simultanés ;

•Travail d'équipe et respect de la diversité : capacité à fonctionner efficacement au-delà des limites organisationnelles ; capacité à établir et maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses ;

•relations dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité et du genre ;

• • Communication : compétences interpersonnelles avérées ; bonnes compétences de communication orale et écrite, y compris capacité à préparer des rapports clairs et concis ; capacité à effectuer des présentations, exposer les options et les positions de façon concise ; capacité à formuler et défendre des recommandations ; aptitude à communiquer et faire preuve d’empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les bénévoles, les homologues et les interlocuteurs locaux issus d’horizons très divers ; capacité à garder son calme et demeurer serviable envers le personnel, tout en restant objectif, sans manifester d’intérêt personnel ; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles différents ;
• • Flexibilité, adaptabilité, et capacité et volonté d’opérer de manière autonome dans des environnements austères, isolés et potentiellement dangereux pendant de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et comprenant d’éventuels déplacements fréquents au sein de la zone d’opérations ; volonté d’être muté vers d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations si nécessaire ; et
• • Engagement sincère envers les principes de l’engagement volontaire, qui comprennent la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et engagement envers les valeurs fondamentales de l’ONU.

Le/la candidat(e) doit être ressortissant(e) d’un pays autre que le pays d’affectation.

Âge requis : 18 à 80 ans.

Expérience requise : 5 ans.

Études secondaires • Une scolarité secondaire est requise.

• • Un diplôme universitaire en gestion de l'information, systèmes d'information, informatique, statistiques, science des données, bibliothéconomie ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Anglais : courant — requis

Français : connaissance pratique — souhaité