Fourniture et l'approvisionnement en Carburant (Essence & Gasoil) et Services associés pour le bureau de Kinshasa et les opérations de terrain

Fourniture et l'approvisionnement en Carburant (Essence & Gasoil) et Services associés pour le bureau de Kinshasa et les opérations de terrain

HKI

Référence de l'offre : CD-Sol235

Sujet : Fourniture et l'approvisionnement en Carburant (Essence & Gasoil) et Services associés pour le bureau de Kinshasa et les opérations de terrain Informations

Date d'expiration : 06/11/2026

Entreprise : ENTREPRISE PUBLICATION

KINSHASA

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Solicitation Number: CD-Sol235

Date of Solicitation Launch: 09/21/2026

HKI - DR Congo Subjec : DEMANDE DE COTATION POUR LA FOURNITURE ET L'APPROVISIONNEMENT EN CARBURANT

(ESSENCE & GASOIL) ET SERVICES ASSOCIES POUR LE BUREAU DE KINSHASA ET LES OPERATIONS DE TERRAIN.

Cher fournisseur,

Helen Keller International (Helen Keller Intl) invite les fournisseurs éligibles et qualifiés à lui transmettre leur meilleure offre de prix pour le(s) article(s) ci-dessous.

• • Si vous êtes intéressé, l'offre de prix doit être établie sur le papier en-tête de votre entreprise et signée par une personne habilitée.
• • Veuillez-vous référer aux Conditions Générales ci-dessous pour la préparation de votre offre.
• • Veuillez accuser réception de la présente demande en signant la déclaration d'absence de conflit d'intérêts du fournisseur ci-dessous et indiquer votre intention de soumettre une offre.
• • Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette demande de cotation doit être soumise par écrit avant la date limite.
• • Les questions et réponses jugées essentielles à cette cotation pourront être partagées par Helen Keller Intl avec l'ensemble des autres soumissionnaires.

En vous remerciant par avance,

• 1. CONTEXTE ET OBJET DU MARCHÉ

Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une organisation non gouvernementale internationale opérant en République Démocratique du Congo. Helen Keller Intl a sa représentation pays basée à Kinshasa et déploie de nombreux projets dans plusieurs provinces du pays.

Dans le cadre de ses opérations, Helen Keller Intl dispose d'une flotte d'engins roulants sur le terrain (notamment un parc important de motocycles pour les superviseurs de terrain) et effectue régulièrement des locations de véhicules 4x4 tout-terrain pour le transport du personnel et du matériel dans les provinces.

Afin d'assurer une opérationnalité optimale, continue et sécurisée de ses activités de terrain, Helen Keller Intl recherche un fournisseur ou distributeur pétrolier qualifié capable de lui fournir du carburant (Essence Super et Gasoil) à Kinshasa et dans ses différentes zones d'intervention en province.

• 2. EXIGENCES TECHNIQUES ET COUVERTURE GÉOGRAPHIQUE

2.1. Villes stratégiques prioritaires (Présence obligatoire)

Pour garantir la continuité immédiate des opérations, le fournisseur doit impérativement disposer de stations-services fonctionnelles et

approvisionnées en permanence dans les villes suivantes :

• • Kinshasa
• • Mbanza-Ngungu (Province du Kongo Central)
• • Matadi (Province du Kongo Central)
• • Mbuji-Mayi (Province du Kasaï Oriental)

2.2. Couverture provinciale ciblée

Le fournisseur doit présenter son réseau de distribution couvrant principalement et idéalement les provinces suivantes :

• ● Kinshasa
• ● Kongo Central (principalement)
• ● Kasaï Oriental (principalement)
• ● Kwango
• ● Kwilu
• ● Kasaï

2.3. Informations obligatoires à fournir par le soumissionnaire

• • Chaque soumissionnaire doit inclure dans son offre un tableau récapitulatif du réseau de stations-services précisant obligatoirement pour chaque province et ville couverte :
• • Le nombre de stations-services opérationnelles.
• • L'adresse physique exacte de chaque station.
• 3. TABLEAU DES SPÉCIFICATIONS ET COUVERTURE DU RÉSEAU
• A. Produits et Services Requis

• B. Formulaire d'identification du réseau de distribution (À remplir par le fournisseur)

• C. ESTIMATION GLOBALE DES BESOINS EN CARBURANT SUR UNE PÉRIODE DE 12 MOIS

Line Item Table:

• 4. MODALITÉS DE GESTION ET DE RETRAIT DU CARBURANT

Le fournisseur doit proposer un mécanisme clair et sécurisé de gestion des approvisionnements, répondant aux exigences suivantes :

• 1. Système de retrait : Préférence pour un système de cartes carburant électroniques à puce (rechargeables à distance, sécurisées par code PIN et attribuées par plaque d'immatriculation / numéro d'engin). Ou, à défaut, un système de bons de carburant sécurisés, infalsifiables et numérotés, valables dans tout le réseau de stations du fournisseur.
• 2. Traçabilité et Suivi : Fourniture de relevés détaillés mensuels indiquant : le lieu de retrait, la date/heure, le type de carburant, la quantité livrée, l'immatriculation de l'engin/véhicule et l'index kilométrique.
• 3. Disponibilité du stock : Engagement du fournisseur à maintenir un stock de réseau suffisant dans les stations des villes clés pour éviter toute rupture d'approvisionnement.

NOTE OPÉRATIONNELLE :

• 4. Une avance initiale sera versée au fournisseur à Kinshasa pour couvrir la consommation estimée du premier mois.
• 5. Le fournisseur assure la communication avec ses stations à Kinshasa et en province pour autoriser les ravitaillements dès activation du compte.
• 6. Ravitaillement sur présentation d'un bon signé par le département responsable ou via carte magnétique. Chaque retrait donne lieu à une facture/ticket précisant la quantité, le produit, le prix unitaire et la signature du pompiste.
• 7. Une réconciliation régulière sera effectuée pour déterminer la consommation réelle par produit, le coût total et le solde restant sur le compte bancaire prépayé.
• 5. STRUCTURE DES PRIX ET MODALITÉS FINANCIÈRES
• ● Les prix unitaires au litre (Essence et Gasoil) doivent être exprimés en CDF (Franc Congolais), en référence à la structure officielle des prix fixée par le ministère de l’Économie Nationale de la RDC.
• ● Le fournisseur doit préciser s'il accorde une remise commerciale fixe par litre ou un pourcentage de rabais pour les achats au volume.
• ● Contrat-cadre (Blanket Purchase Agreement) d'une durée de 12 mois renouvelable. Paiement par virement bancaire dans pour approvisionner compte bancaire dans les 30 jours suivant la fin de l’opération décrit au point (4.7) concernant la réconciliation et le solde.
• 6. DOSSIER ADMINISTRATIF ET ÉLIGIBILITÉ

Le présent appel d'offres (RFQ) est ouvert aux entreprises commerciales et aux organisations non gouvernementales dûment enregistrées en République Démocratique du Congo (RDC), capables de fournir et de livrer les produits demandés, et justifiant d'un historique avéré en matière d'intégrité et d'éthique commerciale.

Note : Helen Keller Intl n'attribuera aucun contrat à une entreprise frappée d'une mesure d'exclusion, de suspension ou proposée à l'exclusion, ni à une entité prévoyant de sous-traiter ou de collaborer avec des entreprises ou des dirigeants soumis à de telles sanctions dans le cadre de l'exécution des prestations associées à ce marché.

Les soumissionnaires doivent joindre obligatoirement à leur offre :

• 1. Copie des documents légaux d'existence en RDC : Registre du Commerce (RCCM), Numéro d'Identification Nationale (ID.NAT), Numéro d'Impôt (NIF), Attestation fiscale à jour.
• 2. Agrément ou autorisation officielle d'exercice dans le secteur pétrolier en RDC accordé par le Ministère des Hydrocarbures / Économie Nationale.
• 3. Preuves de capacité financière et logistique.
• 4. Au moins trois (3) références professionnelles d'organisations internationales, ONG ou entreprises de premier plan pour des services similaires (avec noms et contacts vérifiables).
• 7. CRITÈRES D'ÉVALUATION

Les offres seront évaluées selon la méthode du prix le plus bas pour une offre techniquement conforme (Lowest Priced, Technically Acceptable),

sur base des critères suivants :

• ● Couverture géographique (40%) : Nombre et présence effective de stations fonctionnelles à Mbanza-Ngungu, Matadi, Mbuji-Mayi, Kinshasa et dans les provinces ciblées.
• ● Système de gestion et sécurité (25%) : Fiabilité des cartes électroniques/bons de carburant et qualité du suivi analytique des consommations.
• ● Offre financière (20%) : Prix au litre, rabais accordés et conditions financières.
• ● Conformité administrative et références (15%) : Légalité, agréments pétroliers et références vérifiables.
• 8. INSTRUCTIONS DE SOUMISSION
• ● Date limite : 06/11/2026
• ● Format de soumission : Offre signée et tamponnée au format PDF.
• ● Adresse e-mail de transmission : drc.procurement@hki.org
• ● Objet du mail : CD-Sol235 CARBURANT
• ● Durée de validité de l'offre : 120 jours.
• 9. Durée de validité de l'offre

Toutes les offres soumises doivent rester valides pendant une durée de 120 jours à compter de la date limite de soumission spécifiée ci-dessous.

Cela inclut, sans s'y limiter, les coûts, la tarification, les conditions générales, les niveaux de service et toute autre information fournie. Si votre entreprise est sélectionnée, l'ensemble des informations contenues dans la demande de cotation (RFQ) et issues du processus de négociation aura valeur contractuelle et pourra être accepté par Helen Keller Intl sans négociation supplémentaire.

• 10. Conditions Générales :
• 1. Émission de la RFQ : La publication de la présente demande de cotation ne constitue pas un engagement d'attribution de marché de la part de HKI, ni ne l'engage à rembourser les frais engagés pour la préparation et la soumission d'une offre.
• 2. Annexes : Les annexes jointes à cette demande de cotation font partie intégrante de l'ensemble des exigences.
• 3. Vérifications : HKI se réserve le droit de contacter les soumissionnaires afin de confirmer l'identité du point de contact, l'adresse, le montant de l'offre et de s'assurer que l'offre a bien été soumise dans le cadre de cette sollicitation.
• 4. Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des informations complètes, exactes et sincères, conformément aux exigences de la présente sollicitation et de ses annexes.
• 5. Divulgation de conflit d'intérêts : Les soumissionnaires doivent déclarer toute relation passée, présente ou future avec des parties associées à l'émission, à l'évaluation ou à la gestion de cette sollicitation et du marché envisagé. L'absence de déclaration complète et transparente peut amener HKI à réévaluer la sélection du soumissionnaire.
• 6. Droit de sélection et de rejet : HKI se réserve le droit de sélectionner et de négocier avec les entreprises qu'elle juge qualifiées, à sa seule discrétion, pour des offres concurrentielles, et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. HKI se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des offres reçues, sans obligation de justification.
• 7. Droits réservés : Les offres reçues deviennent la propriété exclusive de HKI. HKI se réserve le droit, à sa seule discrétion :

o De disqualifier toute offre en cas de non-respect des instructions de la sollicitation par le soumissionnaire ;

o De tolérer tout écart ou dérogation aux exigences de la présente sollicitation qui, de l'avis de HKI, ne constitue pas un vice substantiel justifiant un rejet, ou si cette tolérance favorise une concurrence accrue ;

o De proroger le délai de soumission de l'ensemble des réponses à la demande de cotation ;

o De suspendre, modifier ou annuler le processus d'appel d'offres à tout moment et de le relancer ;

o D'attribuer le marché sur la base de l'évaluation initiale des offres, sans discussion préalable ;

o D'attribuer le marché de manière partielle (par lot/activité) et/ou d'effectuer des attributions multiples.

• 11. Attestation de Conflit d'Intérêts du Fournisseur (COI) & Confirmation de l'Intention de

Soumissionner :

Le Code de conduite et la Politique d'éthique de HKI exigent une transparence totale et entière dans le cadre des processus d'achat. Les employés de HKI doivent éviter tout conflit d'intérêts (réel ou apparent), déclarer pleinement leurs relations ou interactions avec les fournisseurs, entrepreneurs ou consultants potentiels, et ne doivent en aucun cas solliciter, demander, accepter ou convenir d'accepter un cadeau de la part d'un fournisseur actuel ou potentiel.

Le fournisseur s'engage soit à :

• 1. Déclarer tout conflit d'intérêts existant ;
• 2. Confirmer, au mieux de ses connaissances et de sa conviction, qu'aucun employé de HKI, ni aucune personne associée à un employé de HKI, n'est employé, administrateur, cadre, consultant au sein de l'organisation du fournisseur, ne possède d'intérêt financier direct ou indirect dans celle-ci, et n'a reçu ni ne recevra de bénéfice financier direct ou indirect découlant de l'attribution d'un contrat lié à cette sollicitation.

Au sens de la présente attestation, le terme « personnes associées » comprend, sans s'y limiter : un conjoint, un partenaire pacsé/de fait, un enfant, un parent, un frère/une sœur, un beau-parent, un beau-frère/une belle-sœur, un neveu, une nièce ou un membre de la famille élargie. Une déclaration matériellement fausse faite dans le cadre de cette attestation et/ou le fait de ne pas mener les vérifications requises avec la diligence raisonnable peut entraîner le rejet de l'offre du fournisseur. Le fournisseur est vivement encouragé à déclarer tout lien avec un employé de HKI susceptible de créer une apparence de conflit d'intérêts, qu'il corresponde ou non stricto sensu aux définitions ci-dessus.

En signant ci-dessous, le fournisseur confirme qu'aucun conflit d'intérêts connu n'existe, ou qu'il a déclaré par écrit tout conflit d'intérêts (veuillez joindre la déclaration séparément) ; et accuse réception de la présente demande de cotation (RFQ), confirmant ainsi son intention de soumettre une offre conformément aux exigences établies.

Nom du fournisseur :

Représentant autorisé du fournisseur :

Titre / Fonction du représentant autorisé :

Date :

Signature du représentant autorisé :