Assistant(e) budgétaire et administratif(ve)

Assistant(e) budgétaire et administratif(ve)

Mission et objectifs

La MONUSCO/MONUC a été établie en 1999 sous l'égide du Département des opérations de maintien de la paix de l'ONU (DPKO). La RCS 2277 (2016) demande à la MONUSCO d'appuyer les efforts du Gouvernement de la RDC en vue de la protection des civils, au travers d'une démarche globale impliquant toutes les composantes de la MONUSCO, notamment par la réduction de la menace que représentent les groupes armés congolais et étrangers et de la violence à l'encontre des civils, y compris la violence sexuelle et basée sur le genre et la violence contre les enfants, à un niveau qui puisse être géré efficacement par les institutions judiciaires et de sécurité congolaises ; et d'appuyer la stabilisation par la mise en place d'institutions étatiques fonctionnelles, professionnelles et responsables, y compris des institutions de sécurité et judiciaires. Le projet vise à mieux comprendre les violations les plus graves du droit international des droits de l'homme et du droit international humanitaire en RDC et soutient la direction de la Mission par une politique et une prise de décision éclairées concernant de futurs examens des antécédents des forces de sécurité par l'évaluation et l'atténuation des risques, la planification conjointe des opérations de la MONUSCO, ainsi que les efforts de plaidoyer.

Contexte

Affectation non familiale (GOMA). Jusqu'au 30 juin 2027, avec une possible prolongation de 12 mois, en fonction du renouvellement du mandat.

• A. Responsabilités budgétaires et financières (70 %)
• • Aide à la préparation, à la révision et à la consolidation des estimations de coûts, des propositions budgétaires et des contributions au Budget axé sur les résultats (RBB) pour la Section Transport, couvrant les besoins en personnel, non-personnel et programmatique.
• • Coordonne avec les chefs des unités de transport, y compris FVIU, Dispatch, Permis de conduire, Atelier, Acquisition et Carlog, afin d'identifier, de consolider et de valider les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• • Soutient le suivi et la gestion des ressources budgétaires en examinant les dépenses, les engagements, les accords et les plans de coûts afin de garantir la conformité avec les budgets approuvés, le Règlement financier et les Règles des Nations Unies, ainsi que les politiques et procédures établies.
• • Suit la mise en œuvre et l’utilisation du budget par rapport aux allocations approuvées, identifie les écarts et les risques potentiels de manque de financement, et fournit des analyses financières et des recommandations en temps utile au Chef des transports (CTO) et aux Chefs d’unités de transport concernés pour faciliter une prise de décision éclairée.
• • Aide au traitement des redéploiements et réallocations budgétaires conformément aux procédures établies et à l’autorité financière déléguée.
• • Consolide, révise et valide les données de performance budgétaire fournies par les Unités de transport afin d’assurer l’exactitude, la cohérence et la conformité avec les instructions du Contrôleur. Aide à la préparation et à la finalisation des rapports de performance budgétaire, y compris l’analyse des dépenses et les explications des écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• • Soutient les revues budgétaires de fin d’exercice, y compris l’évaluation des engagements en cours, des obligations et des soldes non utilisés, et aide à identifier les actions de suivi appropriées conformément aux critères établis.
• • Consolide les besoins de ressources des Unités de transport pour inclusion dans le Plan annuel d’acquisition des besoins (DAP), en utilisant l’outil UMOJA de gestion de la chaîne d’approvisionnement, et soutient les revues trimestrielles pour assurer l’alignement avec les allocations budgétaires approuvées et les priorités opérationnelles.
• • Fournit des analyses financières, des interprétations budgétaires et des orientations techniques au CTO et aux Chefs d’unités de transport sur la mise en œuvre du budget, l’utilisation des ressources, les procédures financières et les mesures correctives nécessaires pour traiter les problèmes budgétaires.
• • Aide à répondre aux observations d’audit, aux questions financières et aux demandes de la direction en préparant des documents justificatifs, des analyses financières et des recommandations, sous la supervision du responsable, afin d’assurer la conformité aux Règlements et Règles Financières de l’ONU, aux Statuts du personnel, aux Instructions administratives, aux Bulletins et aux Circulaires.
• • Prépare des analyses financières, des prévisions de dépenses, des rapports sur l’utilisation des ressources et d’autres informations de gestion pour soutenir la planification stratégique, l’allocation des ressources, le suivi de la performance opérationnelle et la bonne gestion des ressources financières de la Section des Transports conformément aux priorités de la Mission.
• B. Responsabilités administratives (30%)
• • Fournit un soutien administratif et de gestion de bureau au Bureau du Chef des Transports (CTO), en veillant à la coordination efficace des activités administratives quotidiennes et au bon fonctionnement de la Section des Transports.
• • Assure la liaison avec les Ressources Humaines pour les recrutements, les actions de dotation, les mouvements de personnel et autres questions liées au personnel, en maintenant des dossiers précis et à jour sur l’état du personnel de la Section des Transports.
• • Coordonne la collecte, la vérification et la transmission des rapports de présence quotidiens et mensuels du personnel de la Section des Transports dans la zone d’opérations, en veillant à des rapports en temps utile et au suivi approprié des écarts.
• • Soutient les processus de recrutement en préparant la documentation liée aux postes vacants, en coordonnant les calendriers d’entretien, en organisant des entretiens en personne ou en ligne et en tenant les dossiers de recrutement pertinents en coordination avec les Ressources Humaines et les chefs d’unité concernés.
• • Rédige et révise la correspondance courante, les mémorandums, les soumissions et les communications administratives, en veillant à l'exactitude, à l'exhaustivité, à la correction grammaticale et au respect des formats et procédures établis.
• • Reçoit et répond aux appels téléphoniques, aux visiteurs et aux demandes d'information courantes, en orientant les questions complexes ou sensibles vers les responsables appropriés.
• • Tient à jour et met à jour les systèmes de classement électroniques et papier, les bases de données, les calendriers et les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel et aux parties prenantes en temps utile.
• • Coordonne et prépare les dispositions administratives pour les visites sur le terrain du Chef des transports, y compris les calendriers, les documents liés aux déplacements, les besoins logistiques et la coordination avec les bureaux et unités concernés.
• • Exécute d'autres tâches de soutien administratif et opérationnel connexes, telles qu'assignées par le Chef des transports.
• • Expérience dans la préparation de budgets, le suivi financier, l'analyse des dépenses, la production de rapports sur l'exécution budgétaire et l'allocation des ressources, de préférence au sein d'une organisation internationale ou dans un environnement opérationnel complexe.
• • Connaissance des principes de gestion financière, des contrôles budgétaires, des réglementations financières et des politiques et procédures établies.
• • Expérience dans la préparation de propositions budgétaires, le suivi des dépenses et des engagements, l'analyse des écarts budgétaires, le soutien aux revues de fin d'année et la réponse aux demandes d'audit.
• • Solides compétences administratives, y compris la coordination du recrutement, l'administration du personnel, le suivi des présences, la gestion des dossiers et le soutien à la gestion de bureau.
• • Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook, la connaissance des systèmes de planification des ressources d'entreprise tels qu'Umoja étant considérée comme un atout.
• • Excellentes compétences analytiques, organisationnelles, de communication, de rédaction et de coordination, avec un haut degré de précision, d'intégrité, de discrétion et la capacité de gérer plusieurs priorités sous pression.
• • Orientation client
• • Communication
• • Créativité
• • Éthique et valeurs
• • Intégrité
• • Planification et organisation
• • Professionnalisme
• • Respect de la diversité
• • Travail en équipe

Le candidat doit être ressortissant du pays d’affectation, y résider légalement ou y avoir le statut de réfugié.

Âge requis : 18 à 80 ans.

Expérience requise : 4 ans.

Langues

Anglais : courant — requis

Français : courant — requis

Lieu d’affectation

Goma

Note Bakisa : les passages en anglais de cette annonce ont été traduits automatiquement en français.

• A. Responsabilités budgétaires et financières (70 %)
• • Aide à la préparation, à la révision et à la consolidation des estimations de coûts, des propositions budgétaires et des contributions au Budget axé sur les résultats (RBB) pour la Section Transport, couvrant les besoins en personnel, non-personnel et programmatique.
• • Coordonne avec les chefs des unités de transport, y compris FVIU, Dispatch, Permis de conduire, Atelier, Acquisition et Carlog, afin d'identifier, de consolider et de valider les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• • Soutient le suivi et la gestion des ressources budgétaires en examinant les dépenses, les engagements, les accords et les plans de coûts afin de garantir la conformité avec les budgets approuvés, le Règlement financier et les Règles des Nations Unies, ainsi que les politiques et procédures établies.
• • Suit la mise en œuvre et l’utilisation du budget par rapport aux allocations approuvées, identifie les écarts et les risques potentiels de manque de financement, et fournit des analyses financières et des recommandations en temps utile au Chef des transports (CTO) et aux Chefs d’unités de transport concernés pour faciliter une prise de décision éclairée.
• • Aide au traitement des redéploiements et réallocations budgétaires conformément aux procédures établies et à l’autorité financière déléguée.
• • Consolide, révise et valide les données de performance budgétaire fournies par les Unités de transport afin d’assurer l’exactitude, la cohérence et la conformité avec les instructions du Contrôleur. Aide à la préparation et à la finalisation des rapports de performance budgétaire, y compris l’analyse des dépenses et les explications des écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• • Soutient les revues budgétaires de fin d’exercice, y compris l’évaluation des engagements en cours, des obligations et des soldes non utilisés, et aide à identifier les actions de suivi appropriées conformément aux critères établis.
• • Consolide les besoins de ressources des Unités de transport pour inclusion dans le Plan annuel d’acquisition des besoins (DAP), en utilisant l’outil UMOJA de gestion de la chaîne d’approvisionnement, et soutient les revues trimestrielles pour assurer l’alignement avec les allocations budgétaires approuvées et les priorités opérationnelles.
• • Fournit des analyses financières, des interprétations budgétaires et des orientations techniques au CTO et aux Chefs d’unités de transport sur la mise en œuvre du budget, l’utilisation des ressources, les procédures financières et les mesures correctives nécessaires pour traiter les problèmes budgétaires.
• • Aide à répondre aux observations d’audit, aux questions financières et aux demandes de la direction en préparant des documents justificatifs, des analyses financières et des recommandations, sous la supervision du responsable, afin d’assurer la conformité aux Règlements et Règles Financières de l’ONU, aux Statuts du personnel, aux Instructions administratives, aux Bulletins et aux Circulaires.
• • Prépare des analyses financières, des prévisions de dépenses, des rapports sur l’utilisation des ressources et d’autres informations de gestion pour soutenir la planification stratégique, l’allocation des ressources, le suivi de la performance opérationnelle et la bonne gestion des ressources financières de la Section des Transports conformément aux priorités de la Mission.
• B. Responsabilités administratives (30%)
• • Fournit un soutien administratif et de gestion de bureau au Bureau du Chef des Transports (CTO), en veillant à la coordination efficace des activités administratives quotidiennes et au bon fonctionnement de la Section des Transports.
• • Assure la liaison avec les Ressources Humaines pour les recrutements, les actions de dotation, les mouvements de personnel et autres questions liées au personnel, en maintenant des dossiers précis et à jour sur l’état du personnel de la Section des Transports.
• • Coordonne la collecte, la vérification et la transmission des rapports de présence quotidiens et mensuels du personnel de la Section des Transports dans la zone d’opérations, en veillant à des rapports en temps utile et au suivi approprié des écarts.
• • Soutient les processus de recrutement en préparant la documentation liée aux postes vacants, en coordonnant les calendriers d’entretien, en organisant des entretiens en personne ou en ligne et en tenant les dossiers de recrutement pertinents en coordination avec les Ressources Humaines et les chefs d’unité concernés.
• • Rédige et révise la correspondance courante, les mémorandums, les soumissions et les communications administratives, en veillant à l'exactitude, à l'exhaustivité, à la correction grammaticale et au respect des formats et procédures établis.
• • Reçoit et répond aux appels téléphoniques, aux visiteurs et aux demandes d'information courantes, en orientant les questions complexes ou sensibles vers les responsables appropriés.
• • Tient à jour et met à jour les systèmes de classement électroniques et papier, les bases de données, les calendriers et les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel et aux parties prenantes en temps utile.
• • Coordonne et prépare les dispositions administratives pour les visites sur le terrain du Chef des transports, y compris les calendriers, les documents liés aux déplacements, les besoins logistiques et la coordination avec les bureaux et unités concernés.
• • Exécute d'autres tâches de soutien administratif et opérationnel connexes, telles qu'assignées par le Chef des transports.

Licence en finance, comptabilité, économie, commerce et administration ; d'autres qualifications académiques ou une formation complémentaire dans le même domaine sont fortement souhaitables.

• • Expérience dans la préparation de budgets, le suivi financier, l'analyse des dépenses, la production de rapports sur l'exécution budgétaire et l'allocation des ressources, de préférence au sein d'une organisation internationale ou dans un environnement opérationnel complexe.
• • Connaissance des principes de gestion financière, des contrôles budgétaires, des réglementations financières et des politiques et procédures établies.
• • Expérience dans la préparation de propositions budgétaires, le suivi des dépenses et des engagements, l'analyse des écarts budgétaires, le soutien aux revues de fin d'année et la réponse aux demandes d'audit.
• • Solides compétences administratives, y compris la coordination du recrutement, l'administration du personnel, le suivi des présences, la gestion des dossiers et le soutien à la gestion de bureau.
• • Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook, la connaissance des systèmes de planification des ressources d'entreprise tels qu'Umoja étant considérée comme un atout.
• • Excellentes compétences analytiques, organisationnelles, de communication, de rédaction et de coordination, avec un haut degré de précision, d'intégrité, de discrétion et la capacité de gérer plusieurs priorités sous pression.
• • Orientation client
• • Communication
• • Créativité
• • Éthique et valeurs
• • Intégrité
• • Planification et organisation
• • Professionnalisme
• • Respect de la diversité
• • Travail en équipe

Le candidat doit être ressortissant du pays d’affectation, y résider légalement ou y avoir le statut de réfugié.

Âge requis : 18 à 80 ans.

Expérience requise : 4 ans.

Licence en finance, comptabilité, économie, commerce et administration ; d'autres qualifications académiques ou une formation complémentaire dans le même domaine sont fortement souhaitables.

Anglais : courant — requis

Français : courant — requis